Lassan 25 éve tartok hobbiból sportrendezvényeket. A 2010-es évektől kezdve az új szerelmem a Crossfit versenyek szervezése volt.
Csodálatos ez a sportág, szinte mindenki megtalálja a számára megfelelő szintet, ahol küzdhet a többiek ellen, és legyőzheti legnagyobb ellenfelét, saját magát!
Nem csoda, hogy hazánkban is hamar népszerűségre tett szert, és bele is kezdtem a hazai versenyek szervezésébe.
Mivel itthon először én foglalkoztam ezekkel a megmérettetésekkel, nem volt igazán jó példa arra, hogy milyen módon célszerű a nevezést, az online selejtezők eredményének leadását, és magát a verseny adminisztrációját vezetni. A helyzetet csak bonyolította, hogy négy év alatt a csapatommal eljutottunk odáig, hogy több, mint száz versenyző versenyzett, 6 kategóriában, ami hatalmas adminisztrációs teher volt.

Akkoriban a “jól bevált” google formot használtam, ezen keresztül érkeztek a nevezések. Ezután egy google táblázatba szépen manuálisan minden egyes lépést berögzítettem:

Kiküldtem a köszönő levelet, amelyben benne volt a számlaszámom, ahova vártam az utalást. Ha a pénz beérkezett, akkor egy újabb oszlopban jelöltem a beérkezés dátumát, majd szépen kézzel új oszlop – számlázni, újabb oszlop – a számlát nyomtatni. Ha a pénz nem érkezett be, akkor manuálisan egyesével ki kellett küldeni az emlékeztetőket (következő oszlop). A rendezvény előtt már nem bírtam egyesével küldeni a fontos információkat, így cc-ztem mindenkit (oszlop, ahol mindenkit bejelöltem), ami természetesen adatvédelmi szempontból nem túl helyes. Ráadásul a gmail is tömeges levélküldésnek tekintette, így a levelek nagy része spam mappába került. Emiatt jó pár telefonhívás érkezett, ahol szépen szóban el kellett mondanom a lényeget, bizakodva, hogy nem felejtettem ki semmi fontosat.

A versenyhelyszínre egy csomó papírral érkeztem, több száz számlával, aminek a felét kidobhattam, mert nem kellett, a másik felénél pedig módosítást kértek. Még jó, hogy volt nálam nyomtató, így a manuális sztornózás után újra kiállíthattam és kinyomtathattam a számlákat. A verseny szépen lezajlott, majd óriási lelkierő kellett ahhoz, hogy kiküldjem a feedback kérdéseket, amik csak tovább növelték az oszlopok számát a táblázatomban.

Ez ismétlődött hónapról – hónapra, és a csodás hobbiból egy gyomorgörcsöt okozó nyűg lett. Már nem volt kedvem nekiállni szervezni, már utáltam a versenynaptár összeállítását, amikor 2014-ben az egyik barátom kimondta a varázsigét: “ Miért nem próbálod ki a SalesAutopilot? Úgyis ingyenes az elején.”

Elkezdtem felépíteni a rendszeremet, kihasználtam a SalesAutopilot fantasztikus Tudásbázisát, és másfél óra alatt kész volt a teljes adminisztrációs rendszerem. “Szerencsém volt”, hiszen a levélsablonok megvoltak, egy webshop miatt volt már bankkártya-elfogadó szerződésem, de akkor is…… MÁSFÉL ÓRA – néha egy-egy versenyzővel foglalkoztam ennyit.

Nézzük, mit is tudott ez a rendszer:
SalesAutopilot-os űrlapon érkezett a nevezés, ki lehetett választani a kategóriát, és a legfontosabb kérdéseket kötelező volt megválaszolni.
A fizetés bankkártyával történt, teljesen automatizálva, a számlát is elkészítette a rendszer, és automatikusan ki is küldte a legfontosabb tudnivalókkal.
A rendezvény előtti leveleket CTRL+C – CTRL+V-vel egyszer elkészítettem, és utána minden rendezvényre automatikusan kiküldésre kerültek.
A rendezvény után a feedback folyamat is automatizált volt, amelynek része volt a Facebook-os ajánlás is.

A legszebb azonban az volt, hogy ez a rendszer a következő rendezvényen is működött: csak a dátumokat kellett átírnom, és automatikusan futott minden a következő versenyen ugyanúgy.

Felszabadultam… Végre újra azt csináltam, amit szeretek: versenyt szerveztem, és nem vesztem el a sok-sok adminisztrációban. Már csak azt kellett kitalálnom, hogy mihez kezdjek a sok felszabadult időmmel. De ez már egy másik történet …..