Felezd meg a munkaidőd, duplázd meg a bevételed!

Hogyan mentettem meg a feleségem vállalkozását egy fullfilment szolgáltatóval!

Összefoglalás

  • Nagyon hasznos egy Virtuális asszisztens, de vannak veszélyei.

  • Az automatizáció: “egy szoftverre bízni mindent, amit rendszeresen meg kell kérdezni, el kell mondani, el kell készíteni, vagy pedig el kell küldeni.”

  • A harmatakos.hu/podcast oldalon való regisztráció után találsz egy segédletet.

Ebben a mai podcastban elmondom, hogy milyen kérdéseket vizsgálj meg, mielőtt elkezdesz automatizálni, vagy egy feladatot kidelegálni egy virtuális asszisztensnek, hogy később ne kelljen vakarnod a fejedet, hogy mit tettél. Én Harmat Ákos vagyok, ez a felezd meg a munkaidőt, duplázd meg a bevételed podcast. Csapjunk bele!

2022 januárjában egy üzleti képzésen voltam, ahol a vállalkozók arról beszélgettek, hogy milyen feladatokat lehet kiosztani virtuális asszisztenseknek. Inspiráló volt az a lelkesedés, ahogy átnézték ezt a feladatokat, tényleg jó volt nézni azt, hogy ezt a feladatot fogom kiszervezni, azt a feladatot fogom kiszervezni, ahogy dobálták a vállalkozók a feladatokat. És tényleg nagyon-nagyon jó volt látni, hogy mennyire belelkesültek arra a gondolatra, hogy mennyi szabadidejük felszabadulni. Azonban én egy kicsit így elszomorodtam, mert eszembe jutott Julcsinak a története, aki virtuális asszisztenssel dolgozott, és nagyon-nagyon jól dolgoztak együtt. A virtuális asszisztensem minden feladatot megcsinált, szinte elolvasott a gondolatában, csak hetente egyszer tartottak egy gyors meetinget, azonkívül levélben adták ki a feladatokat, azonban egyszer Julcsit felhívta a virtuális asszisztense, és mondta, hogy végiggondolta az egészet, és sajnos úgy alakultak a dolgai, hogy egy állásajánlatot, amelyet egy fix, napi 8 órás munkára kapott, el kell, hogy fogadja. Józsi teljesen összeomlott, érezte, hogy ez a jól felépített kis minicég, amin dolgozik, az most így hirtelen összeomlott, és el sem tudta képzelni azt, hogy hogyan fog tovább dolgozni a virtuális asszisztense nélkül. De az igazi feketeleves az ezután következett, mert lépésről lépésre haladt és egyre nagyobb kihívásokkal szembesült.

  • Az első lépés volt az, hogy egy virtuális asszisztenst kellett találni, akiben megbízhat, és aki ugyanolyan szimpatikus, akivel ugyanolyan egy hullámhosszon vannak, mint az előző virtuális asszisztense.
  • A második lépés az volt, hogy ezt a virtuális asszisztenst hogyan fogja kiképezni. Az előző virtuális asszisztens már mindent tudott, félszavakból megértették egymást, és gyakorlatilag nem volt semmi ledokumentálva, nem volt semmilyen folyamatábra, meg leírás, hogy mit hogyan kell végezni. 
  • Aharmadik és a legégetőbb probléma azonban az volt, hogy amíg meg nem találja ezt asszisztenst, addig ő hogy végezze a munkát, hisz már nagyon sok olyan lépés volt, amit hónapok óta, vagy talán egy éve nem is ő csinált, és újra föl kellett elevenítenie azt, hogy mit hol talál.

Amikor ezt a történetet elmeséltem az üzleti képzésen, akkor így mindenki megdöbbent. Így mindenki rájött, hogy igen, nagyon-nagyon jó dolog a virtuális asszisztens, de azért vannak itt különböző szabályok, amiket be kell tartani. Erről egy másik podcastben fogok majd beszélni, hogy hogyan delegált ki a munkát a virtuális asszisztensednek. 

Itt igazából egy kicsit más megközelítést szeretnék neked bemutatni, mégpedig azt, hogy milyen lépéseket vizsgálj meg, mielőtt egy feladatot átadsz egy virtuális asszisztensnek. Nagyon sokszor kiderül, hogy ezt a folyamatot sokkal jobb automatizálni, hisz ha kiépítesz egy automatizált rendszert, akkor ez a rendszer nem fog soha szabadságra menni, nem fog soha megbetegedni, nem fog soha felmondani, és lehet, hogy az indítási költsége az egy kicsit nagyobb, mint egy virtuális asszisztensnek, de alapjában véve hosszú távon elképzelhető, hogy jobban megéri. Ebben a podcastben ezeket a kérdéseket fogom feszegetni, hogy miket vizsgáljál meg, mielőtt elkezdesz delegálni, vagy pedig automatizálni. 

  • Az első nagyon fontos dolog az, hogy gyűjtsél minél több adatot. Határozd meg azt, hogy mi a te óradíjad, mi az, amiért dolgozni szeretnél, és mi a virtuális asszisztensnek az óradíja, hisz a kettő közti különbség miatt alkalmazunk igazából virtuális asszisztenseket.
  • Nagyon fontos, hogy kezdd el mérni azt, hogy milyen tevékenységeid vannak, és hogy melyik tevékenység, az mennyi ideig tart. Ehhez kapcsolódva van egy podcastem, aminek a címe az, hogy öt perc vagy huszonöt perc, néha nem is könnyű ezt megmondani. Javaslom, hogy ezt a podcastet hallgasd meg, itt megtalálod a linkjét, mert nagyon érdekes kérdéseket feszeget.
  • Hogyha ezeket már meg begyűjtötted, ezeket az adatokat, akkor el kell döntened, hogy melyik az a tevékenység, amelyiket ki szeretnéd szervezni.
  • Ezeknél a tevékenység kiszervezéseknél mindenféleképpen nézd meg azt, hogy ha le szeretnél automatizálni, akkor ennek milyen költségei vannak, azt meg már ugye tudod, hogy a virtuális asszisztens milyen óradíjjal, mennyi idő alatt tudná ezt megcsinálni? Ugye amit egy automatizálásnál vizsgálni kell, az, hogy használsz-e valamilyen különleges szoftvert. Ennek a szoftvernek van-e havidíja, vagy egyszeri díja. Ki kell-e esetleg építeni ezt a szoftvert, itt valamilyen alvállalkozóval, kivitelezővel kell dolgoztatni, és ne felejtsd el, hogy neked meg kell tanulnod annak a szoftvernek a használatát, illetve magát ezt az egész rendszert, amit kiépítettem, vagy kiépítettél.
  • Mielőtt azonban eldöntöd, hogy igen, ezt kiépíted, vagy pedig virtuális asszisztensnek adott ki, egy pár kérdést vizsgálj meg. Az egyik fontos kérdés, hogy az adott tevékenységet azt mindenféleképpen szükséges vagy-e megcsinálni. Az adott tevékenységgel termelsz-e jövedelmet, az adott tevékenységet köteles vagy elvégezni, például ugye pénzügyi dolgok, vagy pedig számlázási dolgok.
  • Itt kell megvizsgálnod, hogy ez az adott tevékenység automatizálható-e, és ha nem automatizálható, akkor kell megvizsgálnod azt, hogy egy virtuális asszisztens meg tudja-e csinálni.

Hogyha a harmatakos.hu/podcast oldalon regisztrálsz, akkor ehhez a podcasthoz is találsz egy segédletet, amelyben részletesebben ki vannak fejtve ezek a kérdések.

Találsz egy folyamatábrát is, hogy hogyan kell végighaladni, és eldönteni, hogy egy tevékenységet eldobjál, kiszervezd, vagy pedig automatizál.

És ide a podcast végére egy nagyon fontos gondolatot hoznék, hogy az automatizáció az azt jelenti, hogy “egy szoftverre bízni mindent, amit rendszeresen meg kell kérdezni, el kell mondani, el kell készíteni, vagy pedig el kell küldeni.”

Mondok erre egy példát. Amikor valaki vásárol tőled egy terméket, akkor mindig ugyanazokat a kérdéseket teszed föl. Mi az e-mail címe, mi az elvezeték neve, hova kell kiszállítani a dolgot, mi legyen a számlázási cím, és ugye mik a bankkártya adatok. Ez egy tipikusan olyan folyamat, amit ugye megkérdezel, de egy gép is, egy kiépített rendszer, egy webshop is végre tudja hajtani. Ezt semmiféleképpen ne végezte e-mail-lel, hanem erre hozzál létre egy automatizációt. A második pont, azt el kell mondani, hogy például, ha tartasz egy rendezvényt, akkor mindig ugyanazokat a kérdéseket fogják megkérdezni, mikor kell jönni, hova kell jönni, mit kell hozni, lesz-e ebéd, lehet-e hozni ezt, lehet-e hozni azt.

Hogyha ezeket az információkat összegyűjtöd egy levélbe, akkor nem kell neked mindig elmondanod, hanem kiküldöd egyszer a levelet, és hogyha a jelentkezőt elfelejti, akkor nem téged fog fölhívni, hogy hú, akkor most melyik szállodába kell menni, hanem egyszerűen megnézi azt a levelet, amit kiküldtél, és pontosan tudja, hogy hova kell érkezni.

A harmadik pont az volt, hogy el kell készíteni. Erre a legjobb példa egy számla. Még akkor is, hogyha online számlázót használsz, hisz most már szinte kötelező. Akkor is belépni kontroll C, kontroll V-vel átmásolni az adatokat, a cégnevet, a számlázási adatokat beállítani az összeget. Jó pár perc, míg ezt te elvégzed, vagy a virtuális asszisztensed elvégzi.

Ha ezt le tudod automatizálni, akkor gyakorlatilag neked egyáltalán nem kell beavatkoznod, hisz amikor megtörténik egy jelentkezés, egy szerződéskötés, akkor a rendszer automatikusan elkészíti a számlát, az kiküldi az ügyfélnek, és amikor beérkezik az átutalás, akkor automatikusan fizetettre állítja a számlának a státuszát. És a harmadik, azt pedig el kell küldeni. Nagyon-nagyon fontos, hogy leveleket se egyesével küldünk egy marketing célú levelet, hanem használunk egy olyan hírlevélküldő rendszert, amelyben megszemélyesítve, szegmentálva mindenkinek ki tudod küldeni azt az információt, ami éppen rá tartozik.

Remélem, hogy hasznos volt ez a mai kis podcastem is, és remélem beregisztrálsz a harmatakos.hu/podcast oldalon, és ott megnézed ezt a folyamatábrát, amiről ez a mai podcast szólt.

Facebook
LinkedIn