Öszefoglalás
- Egy előadásomon egy fiatalember szeme felcsillant, amikor arról beszéltem, hogy a rendezvények megtartásának kihívásaira milyen praktikus megoldásokat kínál az automatizáció…
- Hogyan érhető el, hogy ne az adminisztrációba, e-mailek írásába fektesd az erőidet?
- A professzionális és színvonalas előadásokhoz számos segítséget kínál az automatizáció.
- Elmondom, hogyan érheted el azt, hogy stresszmentesen, felszabadultan tarthasd meg a rendezvényeidet.
Arról fogok mesélni, hogy hogyan segítettem Szabó Atis nyilvános beszédtrénernek abban, hogy rendezvényének megszervezése kevesebb stresszt okozzon.
Én Harmat Ákos vagyok, ez a Felezd meg a munkaidőd, duplázd meg a bevételed! blog. Csapjunk bele!
Nemrég egy üzleti rendezvényen arról beszéltem, hogy mivel foglalkozom. Elmondtam, hogy segítségemmel az előadások előtt nem kell manuálisan kiküldeni az e-maileket. A mellettem ülő asztalnál láttam, hogy az egyik nagyon szimpatikus fiatalember elkezdett fülelni. Ezek után beszéltem arról, hogy a számlázást is lehet automatizálni, nem kell manuálisan kiállítani és kiküldeni a számlákat, ekkor a fiatalember már rám nézett. Ezután elmeséltem, hogy automatikusan ki lehet küldeni egy kérdőívet, azért hogy megtudjuk, hogy a résztvevőknek mi tetszett, és mi az, amit fejleszteni kell. Ekkor a fiatalember már rám nézett, és már egyértelmű volt, hogy nagyon figyel arra, amit mondok. Elmeséltem azt is, hogy a rendezvényeken be tudok állítani egy olyan továbbajánló rendszert, amely automatikusan hozza a jobbnál jobb értékeléseket a Facebook oldalra
A beszélgetés után Szabó Attila, aki nyilvánosbeszéd-tréner, odajött hozzám. Elmondta, hogy ő imád rendezvényeket tartani, de az adminisztrációból elege van. Elmesélte, hogy elege van a számlázásból, abból is, hogy mikor jelentkezik valaki a tanfolyamra, akkor azt kell nézni, hogy mikor érkezik meg a pénz, hogy mindent ezerszer el kell mondani a résztvevőknek, hogy ki kell küldeni nekik a leveleket külön-külön, minden egyes kérdésre. Elmondta, hogy elege van továbbá abból is, hogy a rendezvény után nem felszabadult, hanem egyből azon stresszel, hogy a következőt hogyan fogja megtölteni.
Mondtam neki, hogy üljünk le, és beszéljük át részletesen a problémát, mert biztos vagyok benne, hogy találunk valamilyen praktikus megoldást. Megkérdeztem, hogy a jelentkezésnél pontosan mi az, ami zavarja.
Elmesélte, hogy jelenleg e-mailben jelentkeznek a résztvevők, és mikor megérkezik a jelentkezés, akkor meg kell írnia egy levelet, amelyben bekéri a céges adatokat. Ezután e-mailben elküldi a megállapodást, illetve kiküldi azt, hogy hova kell utalni a részvételi díjat. Ilyenkor vár három-négy napot, sokszor sajnos nem érkezik meg a pénz, ezért újra rá kell írni az ügyfelekre, hogy várható-e az összeg, és leírja, hogy nem fog tudni részt venni a képzésen, ha nem érkezik be a részvételi díj. Elmondta, a legnyomasztóbb az, hogy sose tudja, pontosan hány ember fog részt venni a tanfolyamán, folyamatosan izgulnia kell, hogy most még szervezzen embereket, vagy pedig ne.
Elmondtam neki, mit lehet addig azonnal megcsinálni. Elkészítünk egy jelentkezési űrlapot, teszünk rá egy bankkártyás fizetési módot, így amikor valaki jelentkezik, akkor egyből ki tudja fizetni a jelentkezési díjat és automatikusan megkapja a számlát is. Innentől kezdve nem kell nyilvántartani azt, hogy ki az, aki már fizetett, ki az, aki nem, hanem egyszerűen csak ül és nézi az SMS-eket, ahogy beérkeztek a nevezési díjak. Ezután tud majd a rendezvényre koncentrálni.
Leültünk Atissal, és szépen kiépítettük ezt a rendszert. Két hét alatt elkészítettük az automatizációkat, megírtuk a leveleket, és vártuk azt, hogy a következőn már automatikusan, könnyen történjen a szervezés.
Atissal beállítottunk egy levélsorozatot, amelyben egy héttel a rendezvény előtt, egy nappal előtte, illetve a jelentkezéskor küldünk levelet. Ezekben pontosan leírjuk azokat a dolgokat, amiket tudnia kell egy résztvevőknek, így neki ezzel sem kell foglalkoznia. Ha a résztvevő elfelejti azt, hogy hova kell jönni, vagy mikor kell jönni, akkor egyszerűen megnyitja a levelet, szépen elolvassa, nem kell nekik írni. Ennek az lesz az igazán nagy előnye, hogy akkor, amikor ül majd bent a rendezvény napján, és várja a résztvevőket, akkor nem kell stresszelni, hogy megjelennek-e, nem jelennek-e meg, tudják-e azt, hogy mit kell tenni, hanem egyszerűen be fognak jönni teljesen magabiztosan, hisz tudni fogják, hogy mit várhatnak, le fognak ülni, és régi ismerősként fognak köszönteni, anélkül, hogy manuálisan küldtél volna nekik levelet, és hogy már többször kommunikáltatok volna.
Attila szeme itt ismét fölcsillant, és ezért megkérdeztem: azt is említetted, hogy a rendezvények után is van valami problémád. Hát igen – mondta -, ez egy nagyon furcsa érzés, mert amikor megtartom, és teljesen fel vagyok pörögve, mert fantasztikus volt és jó visszajelzéseket kaptam, akkor hazamegyek, és másnap reggel egy gyomorgörccsel ébredek. Nem arra figyelek, hogy milyen jó volt az előző, hanem azon aggódok, hogy hogyan fogom megtölteni a következőt. Lesz-e elég résztvevő, honnan fognak tudni róla.
Erre azt mondtam, hogy el fogunk készíteni egy vevői visszajelző folyamatot és egy továbbajánló folyamatot. A résztvevők majd ebben elmondhatják, hogy mi az, ami igazán tetszett a tréningen, és mi az, amit fejleszteni kell. Illetve elérjük majd azt, hogy ők teljesen automatikusan adják a jobbnál jobb értékeléseket a Facebook oldalon. Ezután nem kell majd izgulni. Abban a pillanatban, amikor véget ér egy rendezvény, pontosan tudni fogod, hogy pár nap múlva megjelennek a jobbnál jobb értékelések az oldaladon, és ez biztosítja, hogy a következő is megteljen. Ezután leültünk a Atissal, és szépen kiépítettük ezt a rendszert. Két hét alatt elkészítettük az automatizációkat, megírtuk a leveleket, és vártuk azt, hogy a következőn már automatikusan, könnyen történjen a szervezés.
A rendezvénye után leültünk, csillogott a szeme, mondta, hogy Ákos, az automatizmus működött. Hát ez egyszerűen fantasztikus! Kimentek a levelek, a leveleket megnyitották, elolvasták. Nem kellett agyalnom, hogy el fognak-e jönni, mert pontosan tudtam, hogy minden egyes információ benne van. És amikor bejöttek a terembe, akkor odajöttek, mosolyogtak rám, leültek, és mindenki magabiztos volt, utána visszajelzésükben elmondták, hogy azt érezték, hogy a jelentkezés után a tenyeremen hordoztam őket. Folyamatosan tudták azt, hogy mit kell csinálni, mikor, hogyan kell felkészülni. Azt mondták, hogy fantasztikus volt az az élmény, ami előtte történt. Az egész nagyon jól sikerült, és igazából az volt a jó, hogy ahogyan ígérted, utána sorban megjöttek a Facebook oldalamra a kiváló értékelések. Köszönöm szépen, Ákos, egyszerűen fantasztikus, hogy most már végre azzal foglalkozhatok, amivel szeretnék, nem az adminisztráció görcsössége köt gúzsba, hanem az, amit igazán szeretek, hogy embereknek oktathatom a nyilvános beszédet.
Ha kíváncsi vagy, hogy a te rendezvényeidnél hogyan lehet alkalmazni ezeket a módszereket.
Ha kíváncsi vagy arra, hogy az automatizmusokkal mennyi időt tudsz spórolni egy-egy alkalommal, akkor kérlek, a harmatakos.hu/podcast oldalon regisztrálj, ott megtalálod azt a segédletet, amivel ki tudod számolni azt, hogy hogyan tudsz könnyíteni a rendezvényeid szervezésén, akár online rendezvények ezek, akár pedig élő rendezvények.
