Hogyan spórolj több száz munkaórát egy rendezvény szervezésekor

A mai podcastben megmutatom, hogyan lehet több száz munkaórát spórolni egy rendezvény szervezésekor. Elmondom, hogy a bankkártyás fizetés bevezetésével hogyan spórolhatsz időt és átbeszéljük, hogy miért nem bonyolult és hosszadalmas a bankkártya elfogadás bevezetése a te cégednél.

Én Harmat Ákos vagyok, cégautomatizálási szakértő, és segítek neked, hogy megfelezd a munkaidődet, és megduplázd a bevételmegfelezd a munkaidődet, és megduplázd a bevételedet.edet. Csapjunk bele!

A 2010-es évektől crossfit versenyek szervezésével foglalkoztam. Ez a sportág nagyon gyorsan népszerű lett Magyarországon,.Pár év alatt eljutottunk odáig, hogy több száz versenyző nevezett a versenyekre, hat kategóriában. A kis csapatommal nagyon jól megszerveztük a rendezvényeket, de egyre nagyobb lett az adminisztrációs teher, ez egyre nehezebb feladat volt nekem.

Eleinte egy Google form-ot használtam a nevezések begyűjtésére. Ehhez tartozott egy Excel tábla, amiben vezettem a különböző lépéseket.
Kiküldtem a jelentkezés után a köszöntő levelet. Ez egy új oszlop volt, hogy mikor küldtem ki.
Benne volt a számlaszámom, vártam az utalásokat.
Amikor megérkezett a pénz, akkor megint nyitottam egy új oszlopot.
Amikor kiállítottam a számlát, készítettem egy új oszlopot.
Amikor a számlát kinyomtattam, ismét készítettem egy új oszlopot.
Ha pénz nem érkezett be, akkor manuálisan egyesével küldtem ki az emlékeztető leveleket. Minden egyes levélhez létrehoztam egy újabb oszlopot, ahol vezettem, hogy mikor küldtem ki ezeket.

A rendezvény előtt már annyi munkám és annyi feladatom volt, hogy nem bírtam egyesével kiküldeni a leveleket, ezért úgy döntöttem, hogy inkább cc-zem az egészet és úgy, ahogy van, kiküldöm mindenkinek.
Természetesen ez adatvédelmi szempontból nem volt túl megfelelő, de nem volt más lehetőségem, annyira közel volt már a rendezvény.
Igen ám, de ezután a másik probléma is megjelent, a Gmail tömeges levélküldésnek és spamnek tekintette, így a levelek egy nagy része a spam mappába került.
Emiatt nem látták a leveleket, nagyon sokan hívtak, hogy mikorra kell jönni, hogy hova kell jönni. Ezeket én telefonon megpróbáltam gyorsan elmondani. Bíztam benne, hogy a fontos információk felét nem felejtem el.

Megérkeztem a verseny helyszínére, csomó papír volt nálam. Több száz versenyzőnél több száz számla. A számlák felét kidobtam, mert azt mondták a versenyzők, hogy köszönik szépen nekik nincs szükségük a számlára, a másik felénél pedig módosítást kértek.
Egy idő után rájöttem, hogy az sokkal macerásabb, hogy hazamegyek, újra kiállítom a számlát és újabb oszlopot hozok létre, majd újra kipostázom, ezért egy idő után elkezdtem nyomtatóval rohangálni a verseny helyszínén.
Nagyon vicces látvány volt, ahogy a hónom alatt egy nyomtatóval rohangálok, de hát így tudtam csak azt megoldani, hogy amikor a versenyző kért egy számlamódosítást, akkor odamentem, lesztornóztam a számlát, kiállítottam az újat és kinyomtattam neki.

A verseny szépen lezajlott, de ekkor jött az újabb problémám. Nagy lelkierő kellett ahhoz, hogy kiküldjem a feedback kérdéseket.
Több száz embernek egyesével kiküldeni a kérdéseket, és természetesen a válaszokat egy Excel táblába vezettem, amelyek újabb és újabb oszlopokat jelentettek.

Ez ismétlődött hónapról hónapra, és így a csodálatos hobbiból, a versenyszervezésből egy gyomorgörcsöt okozó nyűg lett.
Már nem volt kedvem nekiállni szervezni, már utaltam a versenynaptárnak az összeállítását, mert tudtam, hogy mennyi-mennyi dolgom lesz ezekkel a versenyekkel.

Azonban 2014-ben az egyik barátom kimondta a varázsigét: miért nem vezetsz be bankkártyás fizetést, az úgyis ingyenes az elején.
Meghökkentem. Nem túl bonyolult? Nem túl drága? Tele voltam kétségekkel, de belekezdtem, mert tudtam, hogy ez így nem mehet tovább.

Regisztráltam egy online cégautomatizálási rendszerbe. Kiválasztottam a bankkártyás szolgáltatót. Ez akkoriban jó pár napig eltartott, mert a piacon volt kb. 10 bankkártyás szolgáltató, és nagyon nehéz volt összehasonlítani az ajánlatot, hogy melyiket érdemes választani.

Ebben egyébként nagyon szívesen segítek neked. Ha a harmatakos.hu/podcast oldalon regisztrálsz, akkor ott találsz egy bankkártya-szolgáltató kalkulátort, amivel ki tudod választani azt, hogy a te cégednek melyik bankkártya elfogadót érdemes választania.

Amikor ezt kiválasztottam, akkor bekötöttem a cégautomatizálási rendszerbe. Láttam, hogy ez nagyon-nagyon sokat fog segíteni, hisz nem kell az átutalásokat manuálisan nyilvántartani.
Bekötöttem az automatikus számlázást is, mert oké, hogy eddig is elektronikusan számláztam, a kézzel írt számlát az első pillanatban elvetettem, de akkor is Ctrl+C, Ctrl+V-vel kellett átmásolni a versenyzők nevét, címét, adószámát és egyéb adatokat is, és még pluszban ki is kellett nyomtatni.

Ezzel az automatikus számlázással nagyon sok időt spóroltam. Bemásoltam a leveleket, ebben is láttam a lehetőséget: nem kell minden este ellenőriznem, hogy kinek kell kiküldeni a leveleket, hanem a rendszer automatikusan végezte el.

Azért volt bennem egy félelem. Fog-e működni a rendszer? Hát nem mondom, hogy nem izgultam.
A verseny előtt egy hónappal, amikor elindultak a nevezések, akkor az űrlap linkjét megosztottam a honlapomon. Kimentem, készítettem egy teát, visszaültem a gép elé, és folyamatosan néztem az e-maileket, illetve az sms-eket, hogy mi fog történni.
Másfél óra múlva megjelent az első nevező. Gyorsan beléptem a cégautomatizálási rendszerbe, és megnéztem, hogy mi történt. Láttam, hogy a bankkártyás fizetés sikeres volt, a nevezési díj beérkezett. Megnéztem a számlát, a számla is kiállításra került, sőt, a rendszer automatikusan ki is küldte a visszaigazoló levéllel együtt.

Megnyugodtam. Hűha, akkor ez működik. Megdöbbentő volt, hogy amivel én órákat szívtam, és minden egyes versenyzővel másfél órát kellett töltenem, az teljesen leautomatizálva sokkal gyorsabban, sokkal pontosabban megtörténik és még a versenyzők is sokkal elégedettebbek voltak, hisz nem kellett egy-két napot várni arra, hogy visszaigazoljam az átutalásukat, hanem amikor bankkártyával fizettek, akkor 10 perc múlva már náluk volt a levél, hogy elfogadtuk a nevezést.

Ekkor döntöttem el, hogy cégautomatizálási szakértő leszek, mert azt akartam, hogy ezt az érzést mások is átéljék. A munkaidejüket ne monoton, adminisztrációs feladatokkal töltsék, hanem olyan kreatív feladatokkal, amiket igazán csak egy ember tud megcsinálni, nem pedig egy robot.

Visszatérve a rendszerhez, egy újabb meglepetés ért egy hónap múlva. Az újabb versenyszervezésnél rájöttem, hogy csak a dátumokat kell átírnom, hiszen a levelek, a beállított bankkártyás fizetés és a számlázás mindig ugyanaz.

Felszabadultam. Végre újra azt csináltam, amit szeretek, versenyt szervezhettem, és nem vesztem el a sok-sok adminisztrációban. Már csak azt kellett kitalálnom, hogy ezzel a sok felszabaduló idővel mit kezdjek, de ez teljesen másik történet.

Most nézzük meg, hogy te ebből az egész történetből mit hasznosíthatsz.

Arról meséltem, hogy az automatizálási folyamattal mennyi időt spórolhatsz. Valószínűleg, ha te rendezvényeket szervezel, akkor most a  te életedben is ez történik. E-mailben jelentkeznek a rendezvényedre, bekéred az adatokat, ehhez egy újabb levelet kell ehhez kiküldened.
Az adatok alapján elkészíted a számlát, e-mailben kiküldöd neki és várod az utalást.
Amikor megérkezik az utalás, akkor mehet tovább a folyamat. Egy táblázatban kell nyilvántartani, hogy a rendezvényeden most hány jelentkező van, hogy kik azok, akik már fizettek és kik azok akiknek még nem érkezett meg a díja. Akik nem fizettek még, azoknak folyamatosan küldeni kell a leveleket.
Tudom, hogy ezek a lépések csak 5-5 percesek, de a legnehezebb az, hogy folyamatosan emlékeztetned kell magadat arra, hogy ki melyik szakaszban van, hogy kivel kell még beszélni, hogy pontosan hányan vannak a rendezvényen.
És ez az az erő, ez az az energia, amit elvesztesz akkor, ha az adminisztrációval foglalkozol, és nem automatizálod a folyamatot.

Ahhoz, hogy ez megváltozzon, csak két lépésre van szükséged. Jó hírem, hogy ezek nagyon könnyen megtehető lépések.
Az egyik a bankkártyás elfogadás bevezetése, a másik pedig a számlázás bekötése.

Ebben segítek neked most.
Az első lépés, hogy válaszd ki a bankkártya elfogadódat. Nekem három javaslatom van: a Barion-t, a Simple-t és a Stripe-ot javaslom.
Nézz utána, vizsgáld meg azt, hogy van-e induló költség, mennyi a jutalék, milyen szoftverekkel lehet összekötni, mennyire ismert Magyarországon, milyen az ügyfél-szolgálata és mennyire könnyű kivenni a pénzt, ami ezekre beérkezik.

Ezek nagyon egyedi dolgok, minden cégnél más a helyes döntés, de én nagyon szívesen segítek neked abban, hogy megtaláljuk azt a bankkártya elfogadót, ami neked a legalkalmasabb.

Ha a harmatakos.hu/podcast oldalon jelentkezel, akkor kapsz egy segédletet, amiben részletesebben leírom azt, hogy melyik bankkártya elfogadónak mi az előnye.

A másik fontos lépés a számlázó program kiválasztása. Két számlázó programot javaslok: az egyik a szamlazz.hu, a másik pedig a Billingo.

Itt is van egy pár szempont, ami alapján ki tudod választani, hogy melyik a számodra a legmegfelelőbb program. Vizsgáld meg a havidíjat, nézd meg azt, hogy az elektronikus számláknak van-e külön díja, nézd meg, hogy mivel lehet összekötni, és milyen extra funkciókat tartalmaz.
Ha a már említett harmatakos.hu/podcast oldalon regisztrálsz, akkor ott találsz még egy számlázásra vonatkozó segédletet. Ebben is segítek, hogy melyik cégnek melyik számlázóprogramot érdemes kiválasztania.

Remélem, ezzel a podcast-tel motivációt adtam, hogy megnézd, hogy a te cégedben mennyi időt tudnál spórolni akkor, ha nem átutalással, hanem azonnali bankkártyás fizetéssel kezelnéd a pénzügyeket, illetve ha nem manuálisan számláznál, hanem ezt teljesen automatikusan a rendszer elvégezné és semmilyen manuális beavatkozásra nem lenne szükséged.

Ha tetszett ez a podcast, iratkozz fel, és találkozzunk a következő podcastben, ahol arról fogok beszélni, hogy egy rendezvénynél milyen leveleket érdemes kiküldeni, illetve, hogy érdemes a végén a versenyzői vagy résztvevői feedbacket bekérni. Köszönöm szépen a figyelmedet!