Felezd meg a munkaidőd, duplázd meg a bevételed!

Öt perc, vagy huszonöt perc, avagy time management

Öszefoglalás

  • „Megdöbbentett az, hogy mennyire nem tudom megítélni előre egy munkának a nagyságát. Mennyi időt vettem el így a családomtól, mennyi időt vettem el a gyerekektől, amikor azt mondtam, hogy “apa még öt percet dolgozik”, és kiderült, hogy bőven lehet, hogy fél órákat, akár órákat is bent töltöttem a dolgozószobámban.”
  • Miért csúszol meg mindig a napi feladatokkal?
  • Bizonyos feladatok delegálásával, vagy automatizálásával értékes időt spórolhatsz meg. Ezt a felszabadult időt töltheted a szeretteiddel, a hobbiddal. Kreatív energiáidat használd az igazán értékes feladatokra!

A mai adásban elmondom, hogy miért csúszol meg mindig a napi feladatokkal, és hogy a megoldásra hogyan jött rá Attila, az egyik ügyfelem.

Én Harmat Ákos vagyok, ez itt a Felezd meg a munkaidő duplázd meg a bevételedet! blog. Csapjunk bele!


Két héttel ezelőtt Attila ügyfelem felhívott, és elmondta, hogy sokkhatás alatt van.

Azt mondta:
“Ákos, emlékszel, volt egy hete egy megbeszélésünk, mondtad nekem, hogy szervezzük ki a szerződések megkötését, de én csak kötöttem az ebet a karóhoz, hogy figyelj, most ez egy ötperces munka, gyorsan bemegyek a Wordbe, kitöltöm a szerződést, elküldöm e-mailben az ügyfélnek és minden rendben van. Ezt most minek adjam ki a virtuális asszisztensnek? Emlékszem, hogy mondtad, hogy figyelj, ez egyáltalán nem ötperces munka, hanem hidd el, ez sokkal nagyobb feladat, és hogy ne az én kreatív energiáimat és az én kreatív munkavégzésemet égessük ezzel. Ákos, én nem hittem neked. Azt mondtam, hogy figyelj, én ezt megcsinálom, hetente kétszer belefér ez a pár perc. Azonban tegnap történt velem egy nagyon durva dolog.

Délután hatkor leültem az íróasztalomhoz, éppen belekezdtem volna egy szerződés megírásába. Amikor bejött a feleségem és mondta, hogy gyere, Attila, az asztalon van a vacsora, gyorsan vacsorázzunk meg. Mondtam neki, hogy drágám, három perc lesz a munka, amit megcsinálok, becsszó öt perc múlva már kint vagyok az asztalnál és belekezdhetünk a vacsorába.

Gyorsan meg is csináltam a munkát, és kimentem a konyhába, és már egyből láttam, hogy valami gond van, mert a kedves feleségem nem szólt rám, hanem nagyon morcosan nézett és mutogatott az óra felé. Ránéztem, és Ákos, akár hiszed, akár nem, 45 percet töltöttem még bent az íróasztalnál. Az a munka, amit én öt percre terveztem, és úgy éreztem, hogy na jó, lehet, hogy egy-két perccel túlcsúsztam, egy olyan 6-7 perc alatt elvégeztem, az több mint fél óra volt. Jóval több, mint fél óra volt, 40-nél is több perc.

Egyszerűen le voltam sokkolva.

Megdöbbentett az, hogy mennyire nem tudom megítélni előre egy munkának a nagyságát, és hogy mennyi ilyen monoton adminisztratív feladatot végezhettem. A legrosszabb az volt, hogy végigfutott a fejemben a gondolat, hogy mennyi időt vettem el így a családomtól, mennyi időt vettem el a gyerekektől, amikor azt mondtam, hogy “apa még öt percet dolgozik”, és kiderült, hogy bőven lehet, hogy fél órákat, akár órákat is bent töltöttem a dolgozószobámban.

Ákos, segíts nekem, mit tegyünk? Ez biztos, hogy nem mehet tovább, te vagy az automatizálási szakértőm, valamit találjunk ki.” 

A következőt mondtam neki: Atis, a következő három dolgot fogjuk tenni.

  • Először lemérjük azt, hogy milyen tevékenységet mennyi ideig tart elvégezni, ebből tudni fogod azt, hogy mennyi időt tudsz akkor spórolni, ha ezt nem te fogod elvégezni, hanem kiadod egy virtuális asszisztensnek.
  • A második, hogy kiválasztjuk azt, hogy melyik a fő időrabló. Melyik feladat kiadásával, delegálásával, vagy automatizálásával szabadul föl a legtöbb idő.
  • Utána megcsináljuk magát az automatizációt, vagy pedig a delegálást, és így felszabadul nagyon sok idő, amit a családoddal tölthetsz.

Eltelt egy hét, Atis újra fölhívott és azt mondta, hogy “Ákos, nagyon szépen köszönöm a tanácsot. Kiderült, hogy egyértelműen a számlázás, a pénzügyi tevékenységek azok a dolgok, amelyek hihetetlenül sok időt vesznek el. Tudsz-e ebben nekem segíteni?”

Elmondtam, hogy nagyon könnyen és gyorsan be tudunk vezetni majd egy olyan rendszert, ahol az ügyfelei bankkártyával tudnak fizetni, vagy ha átutalással fizetnek, akkor nem neki kell a beérkeztetéssel, számlázással foglalkoznia, hanem ezt egy rendszer automatikusan fogja kezelni.

Az, hogy ezt hogyan építettem ki Atisnak, az egy másik Podcastnek a története. Itt azt szerettem volna neked elmondani, hogy lehet a te életedben is olyan feladat, amelyet nem becsülsz meg pontosan előre, és sokkal, de sokkal több időt vesz el a családodtól, a hobbidtól, saját magadtól, mint ahogy ezt te tervezted.

Én azt javaslom, hogy a mai napból válassz ki egy dolgot, és mérd le, hogy ezt mennyi idő megvalósítani.
Hogy ne halogassunk, én azt mondom, hogy most azonnal találd ki azt, hogy a mai nap során mit fogsz lemérni: adok neked öt másodpercet, és azalatt találd ki, hogy mit fogsz lemérni.

Az öt másodperc letelt, remélem, hogy sikerült megtalálnod azt a tevékenységet, amit mérni fogsz, és kíváncsi vagyok, hogy mennyire lepődtél meg, mennyire tudod jól megbecsülni az adott munkavégzésnek az idejét.

A második lépés legyen az, hogy kezdd el minden tevékenységedet mérni, hogy ugyanúgy, mint Attila az esettanulmányban, te is meg tudd állapítani azt, hogy melyik tevékenység rabolja el a hobbitól, a családodtól a legtöbb időt.
Ahhoz, hogy ne egy stopperrel kelljen mérned folyamatosan a tevékenységeket, és amikor este vagy a hó a hétvégén összehasonlítod, hogy melyik tevékenység mennyi időt vett el, akkor ez ne egy végeláthatatlan Excel tábla legyen, vagy pedig papírlap,
én azt javaslom, hogy használj valamilyen timert, vagy time management szoftvert.

Hogyha a harmatakos.hu/podcast oldalon regisztrálsz, akkor megtalálod ennek a podcastnek a segédanyagát, ami a time management szoftvereknek az összehasonlítását tartalmazza.

Ne felejtsd, eldöntötted azt, hogy a mai nap mit fogsz mérni  ezt mindenféleképpen csináld meg, és nézd meg, mennyire tudod megbecsülni a feladatokat.

Majd a VA megoldja

Összefoglalás

  • Nagyon hasznos egy Virtuális asszisztens, de vannak veszélyei.

  • Az automatizáció: “egy szoftverre bízni mindent, amit rendszeresen meg kell kérdezni, el kell mondani, el kell készíteni, vagy pedig el kell küldeni.”

  • A harmatakos.hu/podcast oldalon való regisztráció után találsz egy segédletet.

Ebben a mai Podcast-ben elmondom, hogy milyen kérdéseket vizsgálj meg, mielőtt elkezdesz automatizálni, vagy feladatot delegálni egy virtuális asszisztensnek, hogy később ne kelljen vakarnod a fejedet, hogy mit tettél.

Én Harmat Ákos vagyok, ez a Felezd meg a munkaidőt, duplázd meg a bevételed podcast. Csapjunk bele!

2022 januárjában egy üzleti képzésen voltam, ahol a vállalkozók arról beszélgettek, hogy milyen feladatokat lehet kiosztani virtuális asszisztenseknek. Inspiráló volt az a lelkesedés, ahogy átnézték ezt a feladatot. Jó volt nézni azt, hogy “ezt a feladatot fogom kiszervezni”, “azt a feladatot fogom kiszervezni” – azt, ahogyan dobálták a vállalkozók a feladatokat. Továbbá jó volt látni, hogy mennyire belelkesültek arra a gondolatra, hogy mennyi szabadidejük fog felszabadulni.

Azonban egy kicsit elszomorodtam, mert eszembe jutott Julcsinak a története, aki virtuális asszisztenssel dolgozott, és nagyon jól dolgoztak együtt. A virtuális asszisztense minden feladatot megcsinált, szinte olvasott a gondolataiban, csak hetente egyszer tartottak egy gyors meetinget, azonkívül levélben adták ki a feladatokat. Azonban egyszer Julcsit felhívta a virtuális asszisztense, és mondta, hogy végiggondolta az egészet, és sajnos úgy alakultak a dolgai, hogy egy állásajánlatot, amelyet egy fix napi 8 órás munkára kapott, el kell, hogy fogadjon.
Julcsi teljesen összeomlott, érezte, hogy ez a jól felépített kis minicég, amin régóta dolgozik, most hirtelen összeomlott, és el se tudta képzelni azt, hogy hogyan fog tovább dolgozni a virtuális asszisztense nélkül. De az igazi feketeleves csak ezután következett, mert lépésről-lépésre haladt, és egyre nagyobb kihívásokkal szembesült.

  • Itt az első lépés volt az, hogy egy virtuális asszisztenst kellett találni, akiben megbízhat, aki ugyanolyan szimpatikus és ugyanannyira egy hullámhosszon vannak, mint az előzővel.
  • A második lépés az volt, hogy az új asszisztenst hogyan fogja kiképezni. Az előző már mindent tudott, félszavakból megértették egymást. Gyakorlatilag nem volt semmi ledokumentálva, nem volt semmilyen folyamatábra meg leírás, hogy mit hogyan kell végezni.
  • A harmadik és a legégetőbb probléma azonban az volt, hogy amíg meg nem találja az új asszisztensét, addig ő hogyan végezze a munkáját, hiszen már sok olyan lépés volt, amit hónapok óta, vagy talán egy éve nem is ő csinált és újra fel kellett elevenítenie, hogy mit hol talál.

Amikor ezt a történetet elmeséltem az üzleti képzésen, akkor mindenki megdöbbent. Rájöttek arra, hogy igen, jó dolog a virtuális asszisztens, de azért vannak itt különböző szabályok, amiket érdemes betartani.

Erről egy másik podcastben fogok majd beszélni  hogy hogyan delegáld ki a munkát a virtuális asszisztensednek.

Most egy kicsit más megközelítést szeretnék neked bemutatni, mégpedig azt, hogy milyen lépéseket vizsgálj meg, mielőtt egy feladatot átadsz egy virtuális asszisztensnek.

Sokszor kiderül, hogy ezt a folyamatot sokkal jobb automatizálni, hisz ha kiépítesz egy automatizált rendszert, akkor az a rendszer nem fog soha szabadságra menni, nem fog soha megbetegedni, nem fog soha felmondani. Lehet, hogy az indítási költsége az egy kicsit nagyobb, mint egy virtuális asszisztensnek, de alapjában véve hosszú távon elképzelhető, hogy jobban megéri.

Ebben a podcastben ezeket a kérdéseket fogom feszegetni: miket vizsgálj meg, mielőtt elkezdesz delegálni, vagy pedig automatizálni.

  • Az első nagyon fontos dolog az, hogy gyűjts minél több adatot. Határozd meg azt, hogy mi a te óradíjad. Mi az, amiért dolgozni szeretnél, és mi a virtuális asszisztensnek az óradíja, hiszen a kettő közti különbség miatt alkalmazunk virtuális asszisztenseket.
  • Nagyon fontos, hogy kezdd el mérni azt, hogy milyen tevékenységeid vannak, és hogy melyik tevékenység  mennyi ideig tart.
    Ehhez kapcsolódva van egy podcastem, aminek a címe az, hogy: “Öt perc vagy huszonöt perc“. Néha nem is könnyű ezt megmondani. Javaslom, hogy ezt a podcastet hallgasd meg, mert nagyon érdekes kérdéseket feszeget.
    Ha ezeket az adatokat már begyűjtötted, akkor el kell döntened, hogy melyik az a tevékenység, amelyiket ki szeretnéd szervezni.
  • A tevékenységek kiszervezésénél mindenképp nézd meg azt, hogy az automatizálásnak milyen költségei vannak  azt meg már természetesen tudod, hogy a virtuális asszisztensed milyen óradíjjal, mennyi idő alatt tudná ezt megcsinálni.
    Meg kell vizsgálni, hogy használsz-e valamilyen különleges szoftvert, ennek a szoftvernek van-e havidíja, vagy egyszeri díja, ki kell-e esetleg építeni ezt a szoftvert valamilyen alvállalkozóval, kivitelezővel kell -e dolgoztatni. Ne felejtsd el, hogy neked meg kell tanulnod annak a szoftvernek a használatát, illetve magát az egész rendszert, amit kiépítettél.
  • Mielőtt azonban eldöntöd, hogy igen, ezt kiépíted, vagy pedig virtuális asszisztensnek adott ki, egy pár kérdést vizsgálj meg. Az egyik fontos kérdés, hogy az adott tevékenységet azt mindenképpen szükséges-e elvégezni. Az adott tevékenységgel termelsz-e jövedelmet, az adott tevékenységet köteles vagy-e elvégezni, például a pénzügyi dolgokat, vagy számlázási dolgokat.
  • Meg kell vizsgálnod, hogy ez az adott tevékenység automatizálható-e, és ha nem automatizálható, akkor meg kell vizsgálnod azt, hogy egy virtuális asszisztens meg tudja-e csinálni.

Ha a harmatakos.hu/podcast oldalon regisztrálsz, akkor ehhez a podcasthez is találsz egy segédletet, amelyben részletesebben ki vannak fejtve ezek a kérdések, és találsz egy folyamatábrát is, hogy hogyan kell végighaladni, és eldönteni, hogy egy tevékenységet eldobj, kiszervezd, vagy pedig automatizáld.

És a podcast végére egy nagyon fontos gondolatot hoznék, hogy: “az automatizáció az azt jelenti, hogy egy szoftverre bízni mindent, amit rendszeresen meg kell kérdezni, el kell mondani, el kell készíteni, vagy pedig el kell küldeni”.

Mondok erre egy példát:

  • Amikor valaki vásárol tőled egy terméket, akkor mindig ugyanazokat a kérdéseket teszed fel. Mi az e-mail címe, mi a vezetékneve, hova kell kiszállítani a dolgot, mi legyen a számlázási cím, és mik a bankkártya adatok.
    Ez egy tipikusan olyan folyamat, amit megkérdezel, de egy gép is, egy kiépített rendszer, egy webshop is végre tudja hajtani, ezt semmiféleképpen ne végezd te e-mailben, hanem erre hozz létre egy automatizációt.
  • Tehát az első pont az “el kell mondani“.
    Például, ha tartasz egy rendezvényt, akkor mindig ugyanazokat a kérdéseket fogják megkérdezni: mikor kell jönni, hova kell jönni, mit kell hozni, lesz-e ebéd, lehet-e hozni ezt, lehet-e hozni azt.
    Ha ezeket az információkat összegyűjtöd egy levélbe, akkor nem kell neked mindig elmondanod.
    Kiküldöd egyszer a levelet, és hogyha a jelentkeződ elfelejti, akkor nem téged fog fölhívni, hogy hú, akkor most melyik szállodába kell menni, hanem egyszerűen megnézi azt a levelet, amit kiküldtél és pontosan tudni fogja, hogy hova kell érkezni.
  • A második pont az “el kell készíteni“.
    Erre a legjobb példa egy számla – még akkor is, ha online számlázót használsz, ami most már szinte kötelező. Akkor is be kell lépni, kontroll Ctl+C, Crt+V-vel átmásolni a cégnevet, a számlázási adatokat, beállítani az összeget. Jó pár perc, míg ezt elvégzed, vagy a virtuális asszisztensed elvégzi.
    Ha ezt automatizálni tudod, akkor neked egyáltalán nem kell beavatkoznod – hisz amikor megtörténik egy jelentkezés, egy szerződéskötés, akkor a rendszer automatikusan elkészíti a számlát, azt kiküldi az ügyfélnek, és amikor beérkezik az átutalás, akkor automatikusan fizetettre állítja a számla státuszát.
  • A harmadik rész az “el kell küldeni“.
    Nagyon fontos, hogy leveleket nem egyesével küldünk, hanem használunk egy olyan hírlevélküldő rendszert, amelyben megszemélyesítve, szegmentálva mindenkinek ki tudod küldeni azt az információt, ami éppen rá tartozik.

Remélem, hogy hasznos volt ez a mai kis podcastem is, és remélem, beregisztrálsz a harmatakos.hu/podcast oldalon, és ott megnézed a folyamatábrát, amiről ez a mai podcast szólt.