A mai adásban elmondom, hogy miért csúszol meg mindig a napi feladatokkal, és hogy a megoldásra hogyan jött rá Attila, az egyik ügyfelem.
Én Harmat Ákos vagyok, ez itt a Felezd meg a munkaidő duplázd meg a bevételedet! blog. Csapjunk bele!
Két héttel ezelőtt Attila ügyfelem felhívott, és elmondta, hogy sokkhatás alatt van.
Azt mondta:
“Ákos, emlékszel, volt egy hete egy megbeszélésünk, mondtad nekem, hogy szervezzük ki a szerződések megkötését, de én csak kötöttem az ebet a karóhoz, hogy figyelj, most ez egy ötperces munka, gyorsan bemegyek a Wordbe, kitöltöm a szerződést, elküldöm e-mailben az ügyfélnek és minden rendben van. Ezt most minek adjam ki a virtuális asszisztensnek? Emlékszem, hogy mondtad, hogy figyelj, ez egyáltalán nem ötperces munka, hanem hidd el, ez sokkal nagyobb feladat, és hogy ne az én kreatív energiáimat és az én kreatív munkavégzésemet égessük ezzel. Ákos, én nem hittem neked. Azt mondtam, hogy figyelj, én ezt megcsinálom, hetente kétszer belefér ez a pár perc. Azonban tegnap történt velem egy nagyon durva dolog.
Délután hatkor leültem az íróasztalomhoz, éppen belekezdtem volna egy szerződés megírásába. Amikor bejött a feleségem és mondta, hogy gyere, Attila, az asztalon van a vacsora, gyorsan vacsorázzunk meg. Mondtam neki, hogy drágám, három perc lesz a munka, amit megcsinálok, becsszó öt perc múlva már kint vagyok az asztalnál és belekezdhetünk a vacsorába.
Gyorsan meg is csináltam a munkát, és kimentem a konyhába, és már egyből láttam, hogy valami gond van, mert a kedves feleségem nem szólt rám, hanem nagyon morcosan nézett és mutogatott az óra felé. Ránéztem, és Ákos, akár hiszed, akár nem, 45 percet töltöttem még bent az íróasztalnál. Az a munka, amit én öt percre terveztem, és úgy éreztem, hogy na jó, lehet, hogy egy-két perccel túlcsúsztam, egy olyan 6-7 perc alatt elvégeztem, az több mint fél óra volt. Jóval több, mint fél óra volt, 40-nél is több perc.
Egyszerűen le voltam sokkolva.
Megdöbbentett az, hogy mennyire nem tudom megítélni előre egy munkának a nagyságát, és hogy mennyi ilyen monoton adminisztratív feladatot végezhettem. A legrosszabb az volt, hogy végigfutott a fejemben a gondolat, hogy mennyi időt vettem el így a családomtól, mennyi időt vettem el a gyerekektől, amikor azt mondtam, hogy “apa még öt percet dolgozik”, és kiderült, hogy bőven lehet, hogy fél órákat, akár órákat is bent töltöttem a dolgozószobámban.
Ákos, segíts nekem, mit tegyünk? Ez biztos, hogy nem mehet tovább, te vagy az automatizálási szakértőm, valamit találjunk ki.”
A következőt mondtam neki: Atis, a következő három dolgot fogjuk tenni.
- Először lemérjük azt, hogy milyen tevékenységet mennyi ideig tart elvégezni, ebből tudni fogod azt, hogy mennyi időt tudsz akkor spórolni, ha ezt nem te fogod elvégezni, hanem kiadod egy virtuális asszisztensnek.
- A második, hogy kiválasztjuk azt, hogy melyik a fő időrabló. Melyik feladat kiadásával, delegálásával, vagy automatizálásával szabadul föl a legtöbb idő.
- Utána megcsináljuk magát az automatizációt, vagy pedig a delegálást, és így felszabadul nagyon sok idő, amit a családoddal tölthetsz.
Eltelt egy hét, Atis újra fölhívott és azt mondta, hogy “Ákos, nagyon szépen köszönöm a tanácsot. Kiderült, hogy egyértelműen a számlázás, a pénzügyi tevékenységek azok a dolgok, amelyek hihetetlenül sok időt vesznek el. Tudsz-e ebben nekem segíteni?”
Elmondtam, hogy nagyon könnyen és gyorsan be tudunk vezetni majd egy olyan rendszert, ahol az ügyfelei bankkártyával tudnak fizetni, vagy ha átutalással fizetnek, akkor nem neki kell a beérkeztetéssel, számlázással foglalkoznia, hanem ezt egy rendszer automatikusan fogja kezelni.
Az, hogy ezt hogyan építettem ki Atisnak, az egy másik Podcastnek a története. Itt azt szerettem volna neked elmondani, hogy lehet a te életedben is olyan feladat, amelyet nem becsülsz meg pontosan előre, és sokkal, de sokkal több időt vesz el a családodtól, a hobbidtól, saját magadtól, mint ahogy ezt te tervezted.
Én azt javaslom, hogy a mai napból válassz ki egy dolgot, és mérd le, hogy ezt mennyi idő megvalósítani.
Hogy ne halogassunk, én azt mondom, hogy most azonnal találd ki azt, hogy a mai nap során mit fogsz lemérni: adok neked öt másodpercet, és azalatt találd ki, hogy mit fogsz lemérni.
Az öt másodperc letelt, remélem, hogy sikerült megtalálnod azt a tevékenységet, amit mérni fogsz, és kíváncsi vagyok, hogy mennyire lepődtél meg, mennyire tudod jól megbecsülni az adott munkavégzésnek az idejét.
A második lépés legyen az, hogy kezdd el minden tevékenységedet mérni, hogy ugyanúgy, mint Attila az esettanulmányban, te is meg tudd állapítani azt, hogy melyik tevékenység rabolja el a hobbitól, a családodtól a legtöbb időt.
Ahhoz, hogy ne egy stopperrel kelljen mérned folyamatosan a tevékenységeket, és amikor este vagy a hó a hétvégén összehasonlítod, hogy melyik tevékenység mennyi időt vett el, akkor ez ne egy végeláthatatlan Excel tábla legyen, vagy pedig papírlap, én azt javaslom, hogy használj valamilyen timert, vagy time management szoftvert.
Hogyha a harmatakos.hu/podcast oldalon regisztrálsz, akkor megtalálod ennek a podcastnek a segédanyagát, ami a time management szoftvereknek az összehasonlítását tartalmazza.
Ne felejtsd, eldöntötted azt, hogy a mai nap mit fogsz mérni – ezt mindenféleképpen csináld meg, és nézd meg, mennyire tudod megbecsülni a feladatokat.
